VibeLab

Работник/Документы и первичка

Документы приходят частями и в пятницу вечером

Акты, счета и накладные присылают вразнобой: часть в почту, часть в мессенджер, часть фотографией. Сотрудник разбирает вложения, сверяет их с договором и говорит, чего не хватает и что не сходится — до того, как это найдёт бухгалтер.

Закрывающие за август

Акт КС-2 и счёт-фактураразобраны
Одна позиция в акте договором не предусмотренарасхождение
Справки КС-3 за август нетзапросил у подрядчика
Июльский комплект не подписан с 12-гов ЭДО

Что он делает с пачкой документов

Один и тот же порядок, в каком бы канале документ ни пришёл.

  1. 1

    Достаёт текст из вложения

    PDF, Word, Excel, скан и фотография с телефона. Из фотографии текст тоже достаётся — снимок акта на столе годится.

  2. 2

    Понимает, что это за документ

    Акт, счёт, накладная, счёт-фактура. Достаёт из него номер, дату, суммы и позиции.

  3. 3

    Сверяет с договором и учётом

    Смотрит в 1С и в договор: те ли позиции, те ли суммы, всё ли из комплекта пришло. Расхождение называет прямо.

  4. 4

    Готовит ответ и следующий шаг

    Пишет подрядчику, чего не хватает, заводит документ в учёт, проверяет статус комплекта в электронном документообороте.

Где он работает

1С

Номенклатура, остатки, документы и проводки — через внешнюю базу по адресу, который вы дадите.

СБИС

Электронный документооборот, отчётность и карточки контрагентов.

Контур.Диадок

Отправка и статус комплектов в электронном документообороте.

Проверка контрагента

DaData, СПАРК-Интерфакс и Контур.Фокус — по ИНН, до сделки, а не после.

Где проходит граница

Документы он готовит и сверяет. Отвечать за отчётность — не его работа.

Делает

  • Разбирает вложения из почты, мессенджера и фотографий
  • Сверяет позиции и суммы с договором
  • Называет, чего в комплекте не хватает
  • Готовит документ файлом: договор, акт, счёт, отчёт
  • Проверяет контрагента по ИНН

Не делает

  • Не подписывает и не сдаёт отчётность
  • Не принимает решений, которые требуют профессионального суждения бухгалтера
  • Не проводит платежи
  • Не работает с системами, к которым вы не дали доступ

Перешлите ему пачку закрывающих

Он вернёт список расхождений и того, чего не хватает. 30 дней бесплатно, карта не нужна.