Контроль задач в Битрикс24: просроченные, ничьи и зависшие

Как собрать три списка руками

В списке задач портала задайте фильтры. Для первого списка: срок меньше сегодняшней даты и статус не «завершена», сортировка по сроку. Для второго: ответственный из списка уволенных и неактивных сотрудников или служебная учётная запись; отдельно задачи, где постановщик и исполнитель один человек. Для третьего: задача не завершена, а последняя активность по ней старше порога, например 7 или 14 дней. Порог зависит от типа задач: для разработки неделя без движения уже сигнал, для долгих проектов подойдёт месяц.

Сохраните фильтры как пресеты и открывайте по понедельникам. Это 10–15 минут для отдела до 20 человек, пока задач немного. Для всей компании с проектами и потоками уже сложнее.

Условный пример

Условные данные: в портале 340 открытых задач.

Список	Задач	Что с ними делать
Просрочено до 3 дней	41	Напомнить исполнителю, срок не трогать
Просрочено больше 30 дней	27	Закрыть или переписать срок на встрече
На уволенных и служебных учётках	19	Назначить в течение дня или закрыть
Без движения 14+ дней	33	Спросить статус, возможно вернуть в план

Обратите внимание, что 27 задач, просроченных больше месяца, нужно не «дожимать», а разобрать: большинство из них уже не актуальны. Если оставить их в списке просроченных, они делают статистику бесполезной: все привыкают, что просрочка есть всегда.

Порядок разбора без разноса

Начинайте со списка «ничьих» задач: он закрывается быстрее всего и сразу снижает число «ничьих» задач. Затем сильно просроченные: для каждой решение из трёх вариантов (закрыть, перенести срок с объяснением, передать другому). Потом зависшие: короткий вопрос исполнителю «что мешает». Свежую просрочку до трёх дней оставьте напоминанию, а не разбору.

Не вешайте рейтинг «у кого больше просрочки» на стену. Если задачи ставят в обход системы (устно, в мессенджере), в рейтинг попадут те, кто честно ведёт задачи в портале, а не те, кто плохо работает. Сначала посмотрите, откуда берётся просрочка: нереальные сроки при постановке, нехватка людей или задачи, которые никто не принимал в работу. Если просрочка связана с перегрузом конкретных людей, посмотрите заодно нагрузку менеджеров.

Какие пороги и правила закрепить

Чтобы списки не превращались в разовую уборку, закрепите три правила на уровне команды. Первое: у каждой задачи в момент создания есть живой исполнитель (не служебная учётка и не «на себя, чтобы не забыть») и срок, иначе она не принимается. Второе: просрочка больше 30 дней разбирается раз в месяц на коротком созвоне, а не копится. Третье: исполнитель пишет комментарий, если сдвигает срок. Эти правила стоят дёшево, но без регулярной проверки они забываются через две недели, и именно регулярность проверки чаще всего становится слабым местом.

Где это упирается в потолок

Фильтры работают, пока их кто-то открывает. На практике руководитель смотрит просрочку, когда уже горит, а зависшие и «ничьи» задачи не видит вообще. Второй предел: задачи живут не только в Битрикс24. Договорённости рождаются на звонках и в переписке, и пока они не стали задачей, их нет ни в одном списке. Про это есть отдельная статья: задачи из звонков и переписки.

Встроенный BitrixGPT умеет помогать с описаниями задач и чек-листами и работает в чатах как агент (справка Битрикс24 от 22.09.2026). Это полезно для самих задач. Для регулярного контроля «что зависло» по вашим порогам нужен исполнитель по расписанию, который приходит с готовым списком сам.

Что считать результатом

Через месяц проверьте три числа: сколько «ничьих» задач осталось, сколько задач просрочено больше 30 дней и сколько зависших вы вернули в работу или закрыли. Если первые два числа падают, контроль работает. Если растёт число новых просрочек, проблема не в контроле, а в постановке: сроки ставят нереальные или задач больше, чем людей.

Что делает ИИ-сотрудник VibeLab

Сотрудник подключается к порталу и читает задачи, их историю и список пользователей вместе с признаком, активен ли сотрудник. По расписанию, например каждый понедельник в 8:30, он собирает три списка по вашим порогам, группирует по исполнителям и присылает сводку в Telegram или на почту: сколько в каждом списке, самые старые, кто чаще всего повторяется. Даты и пороги считаются исполняемым кодом, а не «на глаз» моделью. Задачи он не закрывает, не переносит и не переназначает: у подключения по умолчанию только «Читать», а инструментов для изменения чужих задач у коннектора нет. Если вы включите «Писать» и режим с согласованием, он может создать новую задачу, например «разобрать 27 старых просрочек» на руководителя, и это выполняется только после вашего подтверждения. В журнале действий видно, что сотрудник читал и что предлагал. Многошаговые задачи вроде «собрать списки, подготовить вопросы исполнителям, свести ответы» описаны на странице про миссии.

Как начать в VibeLab

Подключите портал по входящему вебхуку, выдайте право «Читать» и поставьте задачу «каждый понедельник присылай три списка по задачам: просроченные, на уволенных и служебных учётках, без движения 14 дней». Сравните со своими фильтрами на первой неделе. Подробнее: как подключаются системы. Для вебхуков и REST API в облаке нужна подписка «BitrixGPT + Маркетплейс» (справка Битрикс24 от 09.11.2026; по данным на 11.11.2026 на Базовом тарифе 1 000 ₽ в месяц без НДС, при заказе до 31.12.2026 со скидкой 50% 500 ₽; проверяйте на странице Маркета). Первый месяц бесплатно, карта не нужна. Если хотите сначала понять, чем безопасно подключение, прочитайте про права и подтверждение.