Приказ 209н Минздрава: новый порядок электронного медицинского документооборота

Кого касается приказ 209н

Порядок адресован медицинским и фармацевтическим работникам, территориальным фондам ОМС, страховым медицинским организациям, операторам информационных систем, пациентам, а также медицинским и фармацевтическим организациям, которые приняли решение вести медицинскую документацию в форме электронных документов (п. 1). Форма собственности значения не имеет: частная клиника, которая ведёт документацию в электронном виде полностью или частично, работает по тем же правилам.

Дальше требования приказа разобраны по блокам, и для каждого показано, что оно значит на практике. В скобках указаны пункты Порядка; официальный текст — по ссылке в конце статьи.

Не путать: приказ Минздрава 209н и приказ Минфина 209н

По запросу «приказ 209н» поиск выдаёт два разных документа с одинаковым номером.

Параметр	Приказ Минздрава России № 209н	Приказ Минфина России № 209н
Орган	Министерство здравоохранения	Министерство финансов
Предмет	Ведение медицинской документации в форме электронных документов	КОСГУ
Кому нужен	Медицинским организациям, врачам, IT-службам клиник	К теме медицинского документооборота не относится

Если в договоре, регламенте или письме поставщика МИС встречается «приказ 209н», проверьте издающий орган и дату. Документ Минздрава датирован 25.03.2026.

Что изменилось по сравнению с приказом 947н

Приказ 209н прямо признал утратившим силу приказ 947н от 07.09.2020, который регулировал тот же порядок. Клиникам, которые уже вели электронные документы по 947н, логика знакома: электронный документ, подпись УКЭП, регистрация в РЭМД. Главное, что теперь нужно сверить, — конкретные нормы нового текста.

Что закрепляет приказ 209н	Пункт
Документация ведётся в электронном виде без дублирования на бумаге, если пациент не подал заявление о бумажном ведении	п. 2
Локальный акт руководителя: перечень электронных документов, используемые системы, порядок доступа и подписания от имени организации	п. 4
Документ подписывает УКЭП работник, который его сформировал; если авторов несколько, подписывает каждый	пп. 9, 11
Подпись руководителя или уполномоченного лица — если бумажный аналог заверяется печатью	п. 12
Формат подписи — контейнер CMS	п. 14
Организация зарегистрирована в ФРМО, подписывающие работники внесены в ФРМР	п. 15
Регистрация в РЭМД в течение одного рабочего дня со дня формирования	п. 16
Исправление — новая версия документа с новой регистрацией, хранятся все версии	пп. 18, 22
Хранение не меньше срока для бумажных аналогов, резервное копирование	пп. 20, 21
Бумажная копия за счёт клиники, заверенная уполномоченным сотрудником, с отметкой об ЭП	пп. 25–31

Практически клинике нужно заменить ссылки на 947н в локальных актах, утвердить локальный акт по п. 4, сверить порядок подписания и проверить, как МИС работает с новыми версиями документов и копиями для пациентов.

Ключевые требования приказа 209н и что делать клинике

Ведение документации без дублирования на бумаге

Медицинская документация ведётся в форме электронных документов. Бумажный дубликат не нужен, если пациент не подал заявление о ведении документации на бумаге. Бумажные документы, которые нужно перевести в электронный вид, оцифровывают сканированием (п. 23).

Требование затрагивает регистратуру, приём, выдачу справок и заключений, работу архива. На практике клинике нужно:

• определить, как принимается и где хранится заявление пациента о бумажном ведении, и отметить такого пациента в МИС, чтобы врач видел это до начала приёма;
• убрать из процессов «страховочную» печать документов, которые уже подписаны УКЭП;
• назначить ответственного за сканирование бумажных документов, поступающих извне.

Подпись медицинского работника и подпись организации

Электронный медицинский документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работника, который его создал. Если в создании участвуют несколько работников, каждый подписывает документ своей УКЭП. Если бумажный аналог документа заверялся печатью организации, нужна ещё УКЭП руководителя или уполномоченного лица.

Для клиники отсюда следуют три практические задачи:

• у каждого врача, медсестры и другого работника, который создаёт документы, должна быть действующая УКЭП;
• нужен реестр сертификатов со сроками действия, чтобы подпись не истекла посреди рабочей недели;
• нужен список документов, которые раньше заверялись печатью: справки, выписки, заключения. Для них потребуется вторая подпись от организации.

Для отдельных электронных медицинских записей, например записей в журналах или записей без оформления медицинского документа, п. 13 допускает любой вид электронной подписи. Кого считать уполномоченным лицом и как оформить его полномочия, в том числе машиночитаемую доверенность, определите с юристом.

Формат подписи и отметка об электронной подписи

Подпись формируется в контейнере формата CMS. Эти параметры реализуют МИС и средство криптографической защиты информации, поэтому уточните у поставщика МИС, в каком формате система формирует подпись и как она выводит документ на печать.

На бумажной копии электронного документа ставится отметка об электронной подписи: текст «ПОДПИСАНО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ», сведения о сертификате, его владельце и сроке действия. Проверьте, что печатная форма в МИС содержит отметку в таком составе и что для документов с двумя подписями выводятся обе.

Регистрация документов в РЭМД

Электронные медицинские документы, которые подлежат регистрации, регистрируются в РЭМД — реестре электронных медицинских документов ЕГИСЗ. Регистрацию выполняет МИС клиники: она формирует СЭМД, подписанный УКЭП, и отправляет его. Срок — один рабочий день со дня формирования документа (п. 16), и отправка идёт через информационную систему клиники (п. 17). По запросу из РЭМД документ должен быть передан в реестр (п. 24). Об обязанностях, сроках и штрафах частной клиники — в статье ЕГИСЗ для частной клиники: обязанности, сроки, штрафы и проверка.

Зарегистрированный документ нельзя «поправить на месте». Исправление оформляется новой версией документа, которая регистрируется повторно. Врачам это нужно объяснить заранее: исправленный протокол — это новая версия, и её тоже нужно подписать.

С организационной стороны клинике нужен контроль статусов регистрации: кто в течение дня смотрит отказы РЭМД и кто их исправляет. Как клиника подключается к ЕГИСЗ, описано в пошаговом разборе, а типичные отказы — в статье Протокол консультации в ЕГИСЗ: путь СЭМД до РЭМД и типичные отказы.

Копии документов для пациента

Если сведения о документе зарегистрированы в РЭМД, пациент может получить доступ к нему через Госуслуги: это одна из функций реестра по п. 16 Положения о ЕГИСЗ. Когда законодательство или договор платных услуг предусматривает выдачу документов на бумаге, клиника по запросу изготавливает бумажную копию за свой счёт (п. 25) в порядке и сроки приказа № 789н (п. 26). Копию заверяет уполномоченный сотрудник, рукописные правки в ней не допускаются, а на ней ставится отметка об электронной подписи (пп. 27–31).

Клинике нужно заранее назначить сотрудников, которые заверяют копии, и закрепить это в локальном акте. Администратору пригодится короткая инструкция: как распечатать документ из МИС, как проверить отметку об ЭП и как зафиксировать выдачу копии.

Хранение электронных медицинских документов

Электронные медицинские документы хранятся в той информационной системе, где сформированы, не меньше срока, установленного для их бумажных аналогов, с резервным копированием и журналом операций (пп. 20, 21). Сроки хранения бумажной медицинской документации установлены отдельными актами, поэтому сверяйтесь с их актуальными редакциями.

Выясните у поставщика МИС, где физически лежат документы и подписи, как устроено резервное копирование и как документы извлекаются, если вы смените поставщика. Хранение на годы вперёд — вопрос не только сервера, но и договора с поставщиком.

Что приказ 209н означает для частных клиник

Для частной клиники приказ 209н задаёт не цель «перейти на электронный документооборот», а правила, по которым такой документооборот обязан работать. Сама обязанность передавать сведения в ЕГИСЗ вытекает из ст. 91.1 закона № 323-ФЗ и Положения о ЕГИСЗ, а приказ определяет, как должны быть оформлены, подписаны, зарегистрированы и сохранены документы.

По нормам приказа клиника обязана:

• утвердить локальный акт с перечнем электронных документов, систем, порядком доступа и подписания (п. 4);
• быть зарегистрированной в ФРМО и внести подписывающих работников в ФРМР (п. 15);
• подписывать электронные документы УКЭП работников, а документы, которые на бумаге заверяются печатью, — ещё и подписью организации;
• регистрировать в РЭМД документы, которые подлежат регистрации, и исправлять их через новую версию;
• выдавать пациенту бумажную копию по запросу, с отметкой об электронной подписи;
• хранить документы не меньше сроков для бумажных аналогов, с резервным копированием.

Сверх прямых требований приказа стоит:

• подготовить кадровый процесс для УКЭП: выпуск подписи при приёме на работу, отзыв доступа к МИС в день увольнения;
• обучить врачей работе с версиями документов и отказами РЭМД;
• перед переводом всей клиники провести пилот в одном отделении.

Если клинике грозят санкции, они связаны с лицензионными требованиями: ст. 14.1 КоАП, а для некоммерческих организаций — ст. 19.20 КоАП. Ст. 13.51 КоАП касается должностных лиц органов власти субъектов РФ и к клиникам не применяется.

Чек-лист для клиники: что проверить

Чек-лист разделён на две части: в первой — требования приказа 209н, во второй — рекомендации, которые помогают их выполнить.

Требования приказа

• У каждого работника, который создаёт медицинские документы, есть действующая УКЭП.
• Утверждён локальный акт по п. 4: перечень документов, системы, доступ, подписание от имени организации.
• Клиника есть в ФРМО, все подписывающие работники внесены в ФРМР.
• Для документов, которые на бумаге заверяются печатью, определено лицо, которое ставит УКЭП организации.
• МИС формирует подпись в формате CMS, а на печатной копии есть отметка об ЭП в полном составе.
• Документы, подлежащие регистрации, уходят в РЭМД в течение одного рабочего дня, а исправления оформляются новой версией с повторной регистрацией.
• Бумажные копии для пациентов выдаются по запросу за счёт клиники и заверяются уполномоченным сотрудником.
• Заявление пациента о ведении документации на бумаге принимается и учитывается.
• Электронные документы хранятся не меньше сроков для бумажных аналогов, резервное копирование настроено.

Рекомендации

• Проведите аудит бумажных форм и уберите дублирование там, где документ уже подписан УКЭП.
• Ведите реестр сертификатов со сроками действия и напоминаниями о перевыпуске.
• Назначьте ответственного за ежедневный контроль статусов и отказов РЭМД.
• Замените ссылки на 947н во внутренних приказах и регламентах и переутвердите перечень электронных документов.
• Закрепите в договоре с поставщиком МИС порядок хранения, резервного копирования и выгрузки данных.
• Обучите врачей и администраторов работе с подписью, версиями документов и выдачей копий.

Частые вопросы о приказе 209н

Нужно ли вести бумажную карту параллельно с электронной?

Нет. Документация ведётся в электронном виде без дублирования на бумаге. Бумажное ведение возможно, если пациент подал об этом заявление.

Кто должен иметь УКЭП?

Каждый работник, который создаёт и подписывает электронные медицинские документы. Для документов, которые на бумаге заверяются печатью, дополнительно нужна УКЭП руководителя или уполномоченного лица. Порядок наделения полномочиями и оформление МЧД определите с юристом.

Действует ли приказ для частных клиник?

Да. Порядок распространяется на медицинских работников и на медицинские организации, которые ведут документацию в электронной форме, независимо от формы собственности (п. 1).

Что стало с приказом 947н?

Приказ 947н от 07.09.2020 утратил силу. Его заменил приказ 209н, который действует с 1 сентября 2026 года до 1 сентября 2032 года.

Нужно ли переутверждать локальные акты, принятые по 947н?

Приказ 947н утратил силу, а п. 4 нового порядка требует локального акта руководителя с перечнем документов, систем, порядком доступа и подписания. Практичнее утвердить новый локальный акт со ссылкой на приказ 209н; формат согласуйте с юристом клиники.

Итоги: с чего начать клинике

Приказ 209н сохранил привычную основу — электронный документ с УКЭП и регистрацию в РЭМД — и подробно описал подпись организации, версии документов, копии и хранение. Клинике, которая ещё не проверила свои процессы, стоит начать с четырёх шагов:

1. Сверить наличие и сроки УКЭП у всех работников, которые подписывают документы, и определить, кто подписывает от имени организации.
2. Проверить с поставщиком МИС формат подписи, отметку об ЭП на печатной копии и работу с версиями документов.
3. Назначить ответственного за контроль отправки в РЭМД и отказов.
4. Обновить локальные акты: выдачу копий, заявления пациентов о бумажном ведении, хранение.

Отдельный вопрос — сколько времени врач тратит на сам протокол до подписи. Решение для клиник на платформе VibeLab помогает с этим этапом: ИИ-сотрудник «Ассистент врача» слушает приём через диктофон, расшифровывает разговор и заполняет поля открытой формы приёма в МИС клиники на 1С. Врач проверяет и правит текст, подписывает документ УКЭП, а в ЕГИСЗ его отправляет МИС. Как это устроено, описано в статье Черновик от ИИ, подпись от врача и на странице решения для клиник; эффект удобно оценить на пилоте в своей клинике.

Источники и дата актуализации

Материал актуален на 18.09.2026. Официальный текст приказа Минздрава России от 25.03.2026 № 209н опубликован на портале правовой информации.

Статья не является юридической консультацией. Перед изменением процессов сверяйтесь с актуальными редакциями приказа и связанных актов.