Аудит CRM в Битрикс24: пустые поля, сделки без контакта, мёртвые стадии

Шаг 1. Пустые поля: что считать

Возьмите открытые сделки и выберите 6–8 обязательных для вашего процесса полей. Типичный набор: сумма, ответственный, источник, контакт, компания, ожидаемая дата закрытия, следующий шаг. Для каждого поля посчитайте долю пустых.

Поле	Зачем нужно	Порог тревоги (ориентир)
Сумма	прогноз выручки	больше 10% пустых
Источник	окупаемость каналов	больше 20% пустых
Контакт	кому звонить	любое значение выше 0%
Дата закрытия	прогноз по периодам	больше 15% пустых
Причина отказа (для провалов)	анализ потерь	больше 10% пустых

Пороги условные: задайте свои по тому, что для вас критично. Важна не абсолютная цифра, а динамика от недели к неделе.

Шаг 2. Сделки без контакта и без активности

Сделка без привязанного контакта или компании живая только на бумаге: позвонить некому. Выберите открытые сделки без контакта и разделите на два списка: свежие (создана на этой неделе, менеджер просто не успел) и старые (скорее всего, мусор). Отдельно посмотрите сделки без дел в будущем: если в карточке нет ни запланированного звонка, ни задачи, никто не собирается с ней работать.

Шаг 3. Мёртвые стадии

Мёртвая стадия это этап воронки, на котором сделки застревают или через который они проходят формально. Признаки: на стадии лежит много сделок старше нормального срока; сделки перескакивают её за секунды; менеджеры возвращают сделки на предыдущий этап. Как их увидеть:

• по истории смены стадий посчитайте среднее и максимальное время нахождения на каждой;
• отметьте стадии, где доля сделок старше удвоенного медианного срока выше 30%;
• проверьте, есть ли у стадии понятный выход: что должно произойти, чтобы сделка пошла дальше.

В длинной воронке часто находится стадия, которую менеджеры путают с соседней. Условный пример: стадия «Подготовка КП» и стадия «КП отправлено» путаются менеджерами, и половина сделок физически лежит не там. Склейка двух стадий в одну даёт точнее данные и меньше ручного труда.

Шаг 4. Порядок исправления

Не чините всё сразу. Идите по убыванию денег: сначала крупные открытые сделки с дырами в обязательных полях, затем массовые дефекты (источник, дата), затем архив. Закройте или переведите в «Провал» то, что явно умерло, но с причиной отказа, иначе вы потеряете материал для анализа. Затем сделайте полезные поля обязательными при переходе на нужную стадию, иначе через месяц всё вернётся.

Что можно поручить ИИ-сотруднику

Ручной аудит делается раз в квартал, а дефекты накапливаются ежедневно. ИИ-сотрудник VibeLab, подключённый к порталу, читает сделки, поля сущностей, стадии и историю их смены. Он считает долю пустых полей по каждому обязательному полю и по каждому менеджеру, находит сделки без контакта и без будущих дел, считает время на стадиях и показывает, где воронка «залипает». В составе инструментов есть аудит продвижения сделок по стадиям. Расчёты выполняются исполняемым кодом.

Пользовательские поля (UF_CRM_…) сотрудник видит через описание полей сущности, поэтому проверять можно не только стандартные поля, но и ваши собственные обязательные: «Следующий шаг», «Бюджет клиента», «Причина отказа». Для сделок без будущих дел он берёт дела по сделке и смотрит, есть ли среди них незавершённые со сроком впереди. Стандартное поле сделки LAST_ACTIVITY_TIME показывает время последней активности, и по нему видно, где карточку давно никто не открывал по делу.

Раз в неделю отчёт приходит в Telegram или на почту: что ухудшилось, что исправили, у кого больше всего дыр. Менеджерам можно ставить задачи на исправление, но только если вы выдали право «Писать» и режим «С согласованием»: сотрудник предложит, вы подтвердите. По умолчанию он только читает. Как устроено многошаговое задание на платформе, описано отдельно. Для подключения по вебхуку в облаке ru нужна подписка «BitrixGPT + Маркетплейс» (справка Битрикс24 от 09.11.2026).

Как оформить результат аудита

Итог аудита это не презентация, а короткая таблица на одну страницу: поле или стадия, доля проблемных карточек, сумма сделок под вопросом, ответственный за исправление, срок. Такую таблицу можно повесить на планёрку и вернуться к ней через неделю. Если исправлений больше двадцати, разбейте их на пакеты по менеджерам и дайте каждому не больше десяти карточек за раз: большой список демотивирует.

Повторяйте замер по тем же показателям. Тогда вы увидите не абстрактное «стало лучше», а динамику, например (условные данные): доля пустых источников была 28%, стала 12%. Без повторного замера аудит превращается в разовую акцию.

Чего аудит не сделает и кто за него отвечает

Он не скажет, почему менеджер заполняет карточки плохо. Это вопрос мотивации и процесса: если на заполнение нет времени или полей слишком много, дыры вернутся. Лучше сократить обязательные поля до тех, которые используются в отчётах, чем требовать всё. И не стоит искать по данным «виновных»: цифры показывают проблему процесса.

Для небольшой команды хватит еженедельного отчёта с тремя показателями: доля пустых обязательных полей, число сделок без контакта и без будущих дел, число сделок старше нормативного срока на стадии. Раз в квартал стоит пересматривать саму структуру: какие поля нужны, какие стадии лишние. Назначьте владельца качества данных, обычно это РОП или администратор Битрикс24, иначе отчёт читают и откладывают.

Как начать в VibeLab

Подключите портал с правом «Читать» и поставьте задачу: «посчитать долю пустых обязательных полей по открытым сделкам, найти сделки без контакта и без будущих дел, показать время на стадиях». Сравните с ручным аудитом, который вы проведёте по шагам выше. Первый месяц бесплатно, карта не нужна. Дальше полезно прочитать про дубли в базе и застрявшие сделки, а порядок подключения описан в статье как подключить за вечер.